Zapisy ewidencyjne

Ewidencja operacyjna Służby Bezpieczeństwa była jednym z podstawowych narzędzi dotarcia do informacji zgromadzonych w materiałach operacyjnych, zebranych za pośrednictwem tajnych współpracowników, metod pracy operacyjnej i innych dostępnych SB źródeł. Ze względu na fakt, że materiały archiwalne zostały w wielu przypadkach zniszczone, zapisy ewidencyjne są często jedynym dowodem zainteresowania Służby Bezpieczeństwa osobami lub sprawami.

Każdą osobę lub sprawę, która była w zainteresowaniu Służby Bezpieczeństwa, rejestrowano w dzienniku rejestracyjnym, wypełniając jednocześnie kartę rejestracyjną, umieszczaną następnie w kartotece. Unikalny numer rejestracyjny identyfikował sprawę lub osobę. Działalnością ewidencyjną i archiwalną w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych zajmowało się Biuro „C” MSW, które miało swoje wojewódzkie odpowiedniki w postaci wydziałów. Informacje o sprawach rejestrowanych przez terenowe jednostki operacyjne SB gromadzono w kartotekach terenowych oraz w centralnej kartotece w Warszawie.

W przypadku poszukiwania informacji o osobach i sprawach interesujących Służbę Bezpieczeństwa sprawdzeń dokonywano w kartotece terenowej, jak i centralnej. Ten prosty system pozwalał dotrzeć do wszystkich informacji zebranych przez Służbę Bezpieczeństwa. Po zakończeniu rozpracowywania osób lub spraw zebrana dokumentacja była archiwizowana w Biurze „C” MSW lub jego terenowych odpowiednikach. Zapisy w dzienniku rejestracyjnym uzupełniano o datę zakończenia sprawy bądź o sygnaturę archiwalną, na kartach podawano obie informacje.

Liczby rzymskie w numerach (sygnaturach) archiwalnych odpowiadały rodzajom archiwaliów: I – akta tajnych współpracowników i innych osobowych źródeł informacji, II – akta spraw operacyjnych, III – akta spraw śledczych, IV – akta spraw obiektowych. W przypadku zmikrofilmowania materiałów archiwalnych ich oznaczenia zmieniano, zastępując cyfry rzymskie arabskimi.

Podstawowe rodzaje pomocy ewidencyjnych to: kartoteka, dziennik rejestracyjny, dziennik archiwalny, dziennik koordynacyjny, inwentarz mikrofilmów, baza elektroniczna (ZSKO – Zintegrowany System Kartotek Operacyjnych).

 

Wiesław Kaczmarczyk, Archiwum IPN